Bevara information i Exchange Online

Av 2 september, 2018 september 18th, 2018 Exchange, Office 365

E-post är ett av våra viktigaste verktyg där viss kommunikation helt enkelt inte får komma bort. I vanlig ordning finns det funktioner för att bevara meddelanden oavsett hur dessa har raderats…men det måste aktiveras av dig! Som standard raderas all data tillhörande en användare i Exchange 30 dagar efter att denna blivit raderad. Detta kan fungera i organisationer som inte kommunicerar  juridik, avtal, patent eller annat som helt enkelt kräver att kommunikationen lagras i X antal år för övriga gäller det att sätt att göra det i stort sett omöjligt att förlora information.

I ett tidigare inlägg skrev jag om Etiketter vars egenskaper kan hindra användare från att oavsiktligt/avsiktligt radera utvald information. Denna process kan tillämpas manuellt men också automatiseras.

Detta inlägg  handlar om hur du aktiverar en funktionen “Bevarande av juridiska skäl” som bevarar en användares data i Inkorgen även efter att denna har lämnat företaget och blivit raderat från företagets servrar, domäner och adressbok. Bevarande av juridiska skäl ingår i E3, E5 eller en Exchange Online Plan 2. Är du osäker på vad du har för licens kan du bara titta efter om du har funktionen på dina användare, syns den inte så har du inte rätt licens.

Så aktiverar du  “Bevarande av juridiska skäl”.

Kontrollera att du har rätt licenstyp. Har du den inte kan du uppgradera ditt konto till en plan som har funktionen.

Om du endast vill aktivera bevarandet för några få utvalda användare kan det räcka med att du aktiverar och redigerar respektive konto med de önskemål du har

Efter att du aktiverat bevarande ges du möjlighet att ange mängden dagar du vill behålla informationen, en beskrivande text som användarna kan se i sin Outlookklient samt en länk till en uttömmande beskrivning av tjänsten.

Om du bestämt dig för att aktivera bevarande för alla i din organisation kan du istället använda nedan Powershell-rader för att åstadkomma detta.

Nedan exempel sätter bevarande för alla konton till 7 år

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

Med nedan rad kontrollerar du om bevarandet är aktiverad samt när den slogs på. Ersätt namn@doman.se med ditt eget konto

Get-Mailbox -identity namn@doman.se |fl Identity, LitigationHold*

Kom ihåg att det tar en stund att aktivera bevarande för dina konton och att bevarandet måste aktiveras innan du raderar användaren från systemet.

När du aktiverat bevarande för användaren samt utökat med en detaljerad beskrivning kommer denna att visas i Arkiv-menyn för Outlook tillsammans med en länk till den integritetspolicyn du valt att ange via gränssnittet.

 

Läs mer på –  https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/policy-and-compliance/holds/litigation-holds

Svara