Det går relativt snabbt att skapa nya dokument i Office! Tyvärr följer dessa inte några riktlinjer, grafiska krav eller önskad design vilket innebär att alla dokument som skapas är gjorda olika. För att skapa en enhetlig språngbräda oavsett kunskapsnivå använder man dokumentmallar.
Om du redan har mallarna är det inte speciellt svårt att komma igång.
Skapa dokumentbiblioteket
Bestäm var du vill att dina mallar skall sparas, d.v.s. vilken webbplats samt vilket dokumentbibliotek. I nedan bild har jag skapat 2 bibliotek.
Mallar – som skall hålla företagets mallar för alla officeapplikationer
Webbmaterial – som skall hålla allt grafiskt material
Behörigheter
Ovan bibliotek måste kunna nås av ALLA interna användare då ju denna resurs skall innehålla globala mallar som skall kunna nås av alla office-användare
Detta gör du genom att lägga till gruppen ”Alla utom externa användare” som besökare på respektive dokumentbibliotek. Om du glömmer det blir du påmind i samband med att du försöker att aktivera resursfunktionen
Lägg in några mallar för test
Aktivera resursfunktionen för mallarna
Ovan resurser har en individuell adress/url. Anteckna dem då du kommer att behöva dem i detta steg som körs i Powershell
Mallar – https://lentzit.sharepoint.com/Mallar
Webbmaterial – https://lentzit.sharepoint.com/Webbmaterial
Koden
Gör klart powershellraderna enligt nedan exempel, en för varje resursbibliotek
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl "https://lentzit.sharepoint.com/Mallar" -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary -CdnType Public
och
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl "https://lentzit.sharepoint.com/Webbmaterial" -OrgAssetType ImageDocumentLibrary -CdnType Public
Ovan rader behöver köra med powershell. Det kan ta upp till 24 timmar innan du ser ett resultat
Resultatet blir att du nu har skapat en resurs för att sprida företagets mallar
och grafiskt material
Läs mer här – Create an organization assets library – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
