Jag får ofta frågor kring kontroll av Office 365 grupper som när de släpptes i Office 365 kunde skapas helt utan restriktioner av alla vilket slutade med att administratörerna lämnades med hundratals grupper utanför dess kontroll med namn som var svåra att ha koll på.
Två nyare funktioner som hjälper till att ta kontrollen är möjligheten att namnge grupperna enligt en standard och att radera icke använda grupper enligt en förvald tidsperiod. En namnstandard passar inte alla organisationer och är relativt enkel att ”lura” men rätt använd kan den vara ett strukturellt hjälpmedel.
Namngivningspolicy
Jag har skrivit om namnstandarder tidigare som då var en Office 365 funktion….denna har dock nu flyttats till Azure istället och finns där i en förhandsversion som är enklare att hantera än motsvarande steg i Powershell. Även här gäller att namnregeln ej appliceras på konton som har administrativa roller.
Utgångsdatum
En av de nyare funktionerna är att ange en tidsperiod för när en Grupp anses vara oanvänd och baserat på det ta beslut om radering. I denna process inkluderar man både gruppens ägare blir meddelad i ”god tid” innan en permanent radering av gruppen sker.
Exakt vilka funktioner du får beror på vilken licenstyp du nyttjar. I de flesta fall omfattas dock inte Businessplanerna vilket är en av alnedningarna till det låga prenumerationskostnaden. Om du vill automatisera, begränsa, bevara eller klassa information är det en Enterpriseplan som gäller.
Läs mer om Biometrisk inloggning, klassning av sidor eller automatisk säkerhetskopiering av användarnas data till Onedrive
En kommentar