SharePoint – generera dokument ID’n

Allt du lägger i SharePoint indexeras och är därför sökbart om du inte konfigurerat annat. Delve länkar ihop detta med ditt beteende och presenterar detta snyggt och överskådligt  med hjälp av brickor som kan kategoriseras. För att optimera och förenkla för dig själv och andra kan det vara bra att kunna gruppera filer redan innan allt efterarbete. En ganska enkel lösning är att aktivera Dokument ID på dina dokumentbibliotek.

 

 

sharepoint-document-idNär du aktiverat funktionen kommer alla dina dokumentbibliotek få en ytterligare kolumn  där ett unikt ID presenteras. Delar av detta ID (minst 4 tecken) bestämmer du själv. Just denna del kommer att vara lika för hela webbplatsen, t.ex. gbg-xxxx-xx där gbg är den del jag angivit själv. Den del du anger själv är gemensam för hela webbplatsen, resterande tal i ID´t bestäms av målbiblioteket vilket gör att det går att identifiera och gruppera källan till en fil via ID´t.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Det kan ta en stund för funktionen att komma igång då den ju gör detta för hela webbplatssamlingen och den totala tiden beror på din webbplatsstorlek samt antal bibliotek och dokument. Mitt förslag är att slå på funktionen och ta nästa steg dagen efter…då är du garanterad att tjänsten är igång!

sharepoint-document-set-id

 

Väl igång är det bara att gå till Webbplatsinställningar/Inställningar för Dokument-ID och applicera din anpassning!

Snyggt och enkelt!

 

Svara