Egna mallar i SharePoint

Av 9 november, 2014Office 365, Snabbtips

SharePoint är stort och det är enkelt att göra fantastiska saker men det kan likasnabbt gå åt andra hållet. Med SharePoint kan du centralisera information och göra den tillgänglig, sökbar och strukturerad. Med färdiga mallar, appar och lite kod kan man samla ihop och diskutera kring projekt som idag ligger utspridd på olika lagringsytor, verktyg och dokument eller också kvar i projektansvariges huvud.

 

Att förlora denna information då någon slutar eller får datorn stulen kan innebära grus i maskineriet, en förlorad affär eller att utlovade leveranser inte kan hållas.

 

Detta inlägg skall handla om att göra företagets egna mallar tillgängliga och delvis hindra användare från att göra egna och felaktiga val. Tyvärr stoppar detta inte användningen av felaktiga dokument och mallar men man kan åtminstone göra det enklare för användarna att göra rätt.

För att göra detta möjligt behöver man arbeta med anpassade innehållstyper. Första steget är att skapa och definiera centrala objekt för att sedan länka dessa till de bibliotek som mallarna passar till. Man kan självklart välja att enbart använda egna mallar eller skapa en kompletterande meny som i bilden ovan.

 

 

Steg 1: Börja med att länka ett önskad malldokument till den aktuella Webbplatsen genom att gå till Inställningar/Webbplatsinställningar/Webbplatsinnehållstyper. Skapa en ny sådan enligt dina önskemål och specifikationer. Gruppera dem gärna då grupperna gör det enklare att hitta dem i listorna då man länkar dessa till biblioteket i ett senare steg!

 

sp-egna-mallar-0

 

 

Steg 2: När innehållstypen är definierad behöver du länka den till den mall som skall ropas upp, det gör du under ”Avancerade inställningar”. OBS! Du kan behöva gå tillbaka till Innehållstypen du tidigare skapat för att nå de avancerade inställningarna! (nedan bild)

 

 

sp-egna-mallar-2

Steg 3: Nu måste vi länka vår nya innehållstyp till det önskade dokumentbiblioteket genom att gå till dokumentbibliotekets inställningar. Där kommer vi nu att kunna välja våra anpassade innehållstyper från den centrala databasen.

 

sp-egna-mallar-3

 

Du har nu länkat dina egna mallar och skapat ett centralt arkiv för dem som är enkelt att uppdatera och alltid online och tillgänglig! Just detta alternativ kräver ingen extra kod eller tillägg utan använder sig av befintliga funktioner ”Out of the box” 

Svara