Aktivera regler på delade mailboxar

Det är inte ovanligt flytta och kategorisera inkommande e-post med hjälp av regler i Outlook på den egna inkorgen. Häromdagen blev jag tillfrågad om detta var möjligt på delade inkorgar i Exchange på Office 365. Jag kunde direkt svara att det var fullt möjligt …så nedan föjer en guide för hur jag gjorde för att lösa problemet.

 

 

Så här gör du för att automatisera kategoriseringen. Observera att du kan göra detta i din egna inkorg och den delade!

 

share-mailbox-rules-0

 

För din egen inkorg kan du skapa och ändra regler i din Outlook eller Online via OWA – Outlook Web App. För delade inkorgar kan du endast komma åt reglverket Online. Du måste ha behörigheter att komma åt inkorg och inställningar för att skapa regler.

 

För att öppna en delad inkorg via OWA måste du först vara inloggad på OWA och sedan välja att öppna en annan postlåda. I rutan som kommer upp skriver du namnet på den delade inkorgen.

 

 

 

 

 

 

 

Använda regler för att kategorisera inkommande meddelanden

 

share-mailbox-rules-1

 

Börja med att gå till och logga in till din egna inkorg via http://portal.office.com. När du ser din egna inkorg letar du upp kugghjulet på höger sida och väljer Alternativ i menyn!

 

share-mailbox-rules-2

 

 

Välj nu  att ordna din e-post och börja skapa dina regler som i detta fall baseras på ord i meddelandet.

Orden kan också vara koder som du kommit överens om med användarna. Lägg till de ord som du vill skall aktivera regelfunktionen…nästa steg är att bestämma vad som skall hända.

Det gör inget om du har glömt några ord, du kan gå tillbaka till respektive regel och både lägga till fler men också radera felaktiga.

 

share-mailbox-rules-4

 

 

Nästa steg är att bestämma vad som skall hända när orden finns med i ämnesraden eller meddelandetexten. I detta exempel tilldelar jag meddelande olika kategorifärger för att enklare kunna prioritera hjälpärenden.

 

När du gjort klart alla anpassningar är det bara att testköra dina ny regler

 

share-mailbox-rules-5

Voila…alla meddelanden sorteras nu prydligt efter prioriteringarna från reglerna som vi angett.

 

 

 

Svara